CONFERENCE CATERING

컨퍼런스 케이터링 견적

컨퍼런스 케이터링 견적은 세션 수와 커피브레이크 횟수, 참석 인원에 따라 달라집니다. 다과 케이터링은 25,000원부터, 커피브레이크는 100만 원 이상부터 구성되며 서울·경기 전 지역 진행이 가능합니다.

견적이 매번 다르게 나오는 이유

컨퍼런스를 준비하는 담당자가 가장 먼저 부딪히는 문제는 "작년 견적을 그대로 써도 되는가"입니다. 세션 구성이 조금만 달라져도 커피브레이크 횟수, 다과와 식사의 비중, 참석 인원이 함께 바뀌기 때문에 동일한 견적을 그대로 적용하기 어렵습니다. 오전 세션만 있는 반나절 행사와 오전·오후를 모두 채운 종일 행사는 필요한 구성 자체가 다릅니다.

여기에 발표자와 일반 참석자를 구분해서 대접해야 하는지, 커피브레이크마다 메뉴를 바꿔야 하는지까지 겹치면 담당자 혼자 견적을 가늠하기가 쉽지 않습니다. 매번 새로 문의해야 하는 번거로움 때문에 견적 요청 자체를 미루게 되는 경우도 많습니다.

견적을 정리하는 과정

이 문제를 풀기 위해 먼저 세션 일정표를 기준으로 커피브레이크 횟수를 세고, 각 타이밍에 필요한 구성을 다과형과 식사형으로 나눕니다. 발표자·귀빈용은 고급 도시락이나 커피브레이크 다과로, 일반 참석자용은 세미나 도시락 기준으로 나눠 예산을 배분하면 전체 견적이 한눈에 정리됩니다.

"세션표만 보내주시면, 커피브레이크마다 필요한 구성을 저희가 먼저 나눠드립니다."

진행 결과

학술대회 커피브레이크 현장에서도 세션 사이 짧은 시간 안에 참석자들이 자리를 오래 비우지 않고 다과를 이용할 수 있도록 동선을 단순화해 진행한 사례가 있습니다. 학술대회 커피브레이크 고급도시락에서 실제 진행 과정을 확인하실 수 있습니다. 세션 일정표를 먼저 공유해 주시면 커피브레이크별 구성과 전체 견적을 정리해 안내해 드립니다.

규모별 견적 산정 예시

참석 인원 100명, 하루 세션 중 오전·오후 커피브레이크가 각 1회씩 있는 컨퍼런스를 예로 들면, 커피브레이크 다과는 25,000원 기준 구성으로 100인분, 발표자와 귀빈 10명은 33,000원대 고급 도시락으로 별도 구성하는 방식으로 예산을 나눌 수 있습니다. 반나절 행사라면 커피브레이크를 한 번만 진행하고 다과 비중을 조금 더 높이는 방식으로 조정하기도 합니다. 이런 식으로 세션 구조를 기준 삼아 항목별로 나눠보면, 전체 견적이 막연한 느낌에서 구체적인 숫자로 바뀝니다.

참석 인원이 유동적인 컨퍼런스도 있습니다. 사전 등록자보다 현장 참석자가 늘어나는 경우를 대비해, 예상 인원의 10% 내외를 여유분으로 준비하는 것을 권장합니다. 반대로 인원이 크게 줄어들 가능성이 있다면 미리 알려주시는 것이 재료 준비 단계에서 낭비를 줄이는 데 도움이 됩니다.

여러 날에 걸친 컨퍼런스

2~3일에 걸쳐 진행되는 컨퍼런스는 날짜별로 참석 인원이나 세션 구성이 달라지는 경우가 많습니다. 첫날은 개회식과 만찬이 함께 있어 격식 있는 구성이 필요하고, 둘째 날부터는 세션 중심으로 진행되어 간단한 다과 위주로도 충분한 경우가 대표적입니다. 날짜별 일정표를 기준으로 견적을 나눠 정리하면 전체 예산 계획을 세우기가 한결 수월해집니다.

온라인·오프라인 혼합 컨퍼런스

최근에는 현장 참석자와 온라인 시청자가 함께 있는 하이브리드 컨퍼런스도 늘고 있습니다. 이런 경우 현장 참석 인원만 케이터링 대상이 되지만, 온라인 중계 장비와 스태프가 늘어나면서 촬영·송출 담당 인력의 식사도 함께 고려해야 하는 경우가 많습니다. 중계 부스나 방송 장비가 설치된 공간은 별도로 접근이 제한될 수 있어, 이 공간에 있는 인력의 식사는 개별 배분이 가능한 도시락 형태로 준비하는 것이 효율적입니다.

해외 연사가 참석하는 국제 컨퍼런스라면 식문화 차이도 고려 대상입니다. 특정 재료를 피해야 하거나 채식이 필요한 참석자가 있다면 사전에 알려주시는 것이 메뉴 구성에 도움이 됩니다. 통역 부스 운영 인력처럼 세션 내내 자리를 지켜야 하는 스태프를 위한 간편식 구성도 별도로 준비할 수 있습니다.

견적 요청 시 세션표와 함께 행사장 도면을 함께 공유해 주시면, 커피브레이크 공간의 위치와 규모까지 고려한 세팅 계획을 함께 안내해 드립니다.

견적서 요청 시 준비하면 좋은 자료

견적을 빠르게 받고 싶다면 세션 일정표 외에도 몇 가지 자료를 함께 준비해두면 좋습니다. 행사장 도면이나 좌석 배치도가 있다면 커피브레이크 공간의 규모를 가늠할 수 있고, 이전에 비슷한 행사를 진행한 경험이 있다면 그때의 견적서나 구성표를 참고 자료로 보내주셔도 됩니다. 예산 상한선이 정해져 있다면 미리 말씀해 주시는 것도 도움이 됩니다. 상한선 안에서 우선순위를 정해 어떤 항목에 예산을 더 배분할지 함께 조율할 수 있기 때문입니다.

기관이나 학회 행사는 예산 승인 절차가 있어 견적서가 필요한 경우가 많습니다. 이런 경우 항목별로 세분화된 견적서를 요청하시면 세션별, 인원별로 나눠 작성해 드리며, 승인 절차에 필요한 형식이 있다면 맞춰서 준비해 드립니다.

당일 취소·인원 변경 시 안내

컨퍼런스는 준비 과정에서 연사 일정이 바뀌거나 세션이 통폐합되는 경우가 종종 발생합니다. 이런 변경이 행사 며칠 전에 생기더라도 최대한 반영할 수 있도록, 확정된 사항이 있을 때마다 업데이트해 주시면 좋습니다. 다만 식재료 사입은 행사 전날 진행되기 때문에, 당일 큰 폭의 인원 변경은 반영이 어려울 수 있어 최종 인원은 최소 하루 전에는 확정해 주시는 것을 권장합니다.

학회·협회 정기 총회의 경우

매년 정기적으로 열리는 학회나 협회 총회는 회원 규모나 세션 구성이 전년도와 크게 다르지 않은 경우가 많아, 이전 진행 이력을 기준으로 빠르게 견적을 안내해 드릴 수 있습니다. 처음 진행하시는 총회라면 예상 참석률을 낮게 잡아 최소 구성으로 시작하고, 등록 인원이 확정되는 대로 조정하는 방식도 가능합니다.

패널 토론·질의응답 세션 다과

패널 토론이 포함된 세션은 진행 시간이 유동적으로 늘어나는 경우가 많습니다. 예정보다 토론이 길어져 다음 커피브레이크 시간이 짧아지더라도 대응할 수 있도록, 세팅을 미리 마쳐두고 참석자가 언제든 자유롭게 이용할 수 있는 방식으로 준비하는 것을 권장합니다.

자주 묻는 질문